Hallo liebe Leser,

über Mail erreichte mich gestern eine Frage zum Thema Büroausstattung und Arbeitsmittel. Der Absender wollte von mir wissen, ob ich nicht einen Artikel darüber schreiben könnte, inwieweit diese Aufwendungen steuerlich geltend gemacht werden könnten.

Nun bin ich in steuerlichen Belangen alles andere als ein Profi. Nichtsdestotrotz werde ich mein Bestes geben und versuchen diese Frage zu beantworten.

Dabei kann es durchaus passieren, dass mir inhaltliche Fehler unterlaufen. Die meisten von Ihnen dürften ja wissen, wie häufig gesetzliche und steuerliche Bestimmungen verändert werden.

Deshalb möchte ich Sie bitten, mich zu korrigieren, sollten Ihnen derartige Fehler auffallen.

Arbeitsmittel von der Steuer absetzen

Wie verhält es sich nun mit der Büroausstattung und Arbeitsmitteln in Hinblick auf die Steuern?

Um das zu beantworten, ist es zunächst notwendig zu klären, was unter dem Begriff Arbeitmittel zu verstehen ist:

Das Gesetz sieht dafür keine klare Definition vor. Vielmehr ist der Begriff des Arbeitsmittels dort sehr weit gefasst und bezieht alles, was bei der Erledigung einer beruflichen Tätigkeit zum Einsatz kommt, mit ein.

Im Einkommensteuerrecht heißt es dazu lediglich, dass unter den Begriff der Werbungskosten nach der gesetzlichen Definition “Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen” fallen.

Was gilt nach dem Steuerrecht als Arbeitsmittel?

Folglich lässt sich alles als Arbeitsmittel ansehen, was ein Arbeitnehmer unmittelbar oder auch mittelbar zur Erledigung seiner beruflichen Tätigkeit nutzt und benötigt. Entscheidend ist, dass beispielsweise der Aktenkoffer zumindest überwiegend für die Einnahmengenerierung genutzt wird.

Typische Arbeitsmittel in Sachen Büroausstattung sind Einrichtungsgegenstände wie:

• Bücherregal und Aktenschrank

• PC-Arbeitsplätze

• Schreibtisch, Schreibtischsessel beziehungsweise Bürostuhl

• Möbel im Arbeitszimmer

Zu den direkten Arbeitsmitteln zählen wiederum:

• Berufskleidung

• Aktenkoffer und Business-Trolley

• Berufskleidung

• Schreibgeräte und Diktiergerät

• Fachliteratur

• Computer, Laptop, Smartphone und Tablet

• Werkzeuge

Arbeitszimmer, Nachweise und Lebenserfahrung

Bei den direkten Arbeitsmitteln kommt es grundsätzlich nicht darauf an, ob sich diese in einem Arbeitszimmer oder in einem Privatraum befinden. Die Kosten für Arbeitsmittel sind auch dann in voller Höhe abzugsfähig, wenn ein Arbeitszimmer nicht oder nur begrenzt anzuerkennen ist.

Bei größeren Gegenständen wie beispielsweise einem Schreibtisch ist für die Geltendmachung als Werbungskosten in der Steuererklärung oftmals ein Nachweis erforderlich. Zumindest gilt es die berufliche Nutzung dem zuständigen Beamten vom Finanzamt glaubhaft zu machen.

Wurde in der Vergangenheit bereits ein häusliches Arbeitszimmer anerkannt, sollte es normalerweise keine Probleme geben. Wobei das Verwendungsprinzip nicht voraussetzt, dass ein Arbeitszimmer vorhanden sein muss. Der Schreibtisch könnte genauso gut im Schlafzimmer stehen.

Streng genommen ist ein Nachweis der Arbeitsmittelkosten immer zwingend. Durch spezielle Nichtaufgriffsgrenzen, die von einigen Finanzbehörden festgelegt wurden, werden verhältnismäßig geringe Beträge aber von den Sachbearbeitern durchgewunken.

Häufig wird in Fragen der steuerlichen Anerkennung von Arbeitsmitteln auch das Prinzip der Lebenserfahrung herangezogen.

Mit einem Diktiergerät verhält es sich beispielsweise unproblematisch, da in diesem Fall von einer beruflichen Nutzung ausgegangen wird. Anders sieht es da zum Beispiel bei Lesebrillen aus.

Ist die berufliche Nutzung eines Arbeitsmittels nicht klar erkennbar, hat man leider Pech gehabt und kann die Anschaffung nicht steuerlich geltend machen.

Wann und inwieweit sind Kosten für Arbeitsmittel steuerlich abzugsfähig?

Grundsätzlich sind die Kosten für Arbeitsmittel in unbegrenzter Höhe steuerlich abzugsfähig. Allerdings erfolgt eine steuerliche Anerkennung nur, wenn die abzusetzenden Arbeitsmittel hauptsächlich für berufliche Zwecke verwendet werden.

Zudem müssen Ausstattungskosten, die sowohl für den beruflichen wie auch privaten Bereich anfallen, in der Regel in der Steuererklärung aufgeteilt werden.

Die Einbringung als Werbungskosten in die Steuern erfolgt dabei im gleichen Kalenderjahr, in dem auch die Rechnung dafür bezahlt worden ist (steuerliches Abflussprinzip). Wer sich also im Dezember 2012 einen Schreibtisch bestellt, ihn aber erst im Januar 2013 bezahlt, kann diesen auch erst für das Jahr 2013 steuerlich geltend machen.

Diese Regelung betrifft allerdings nur sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Darunter fallen alle Anschaffungen deren Kosten nicht mehr als 410 Euro (ohne Umsatzsteuer) beziehungsweise 487,90 Euro (mit 19 Prozent Umsatzsteuer) betragen.

Höherwertige Anschaffungen hingegen müssen auf ihre jeweilige Nutzungsdauer verteilt werden (Abschreibungsobjekte).

Übrigens können auch Fahrtkosten, die bei der Beschaffung neuer Arbeitsmittel anfallen, in die Werbungskosten miteinfließen. Letztere werden bei der Steuererklärung mit diesem Jahr pauschal in Höhe von 1000 Euro und ohne Nachweis anerkannt.

Bildquelle: Thorben Wengert / pixelio.de